Παρότι η τεχνολογία προοδεύει και όλο και περισσότερα πράγματα γίνονται πλέον ψηφιακά και διαδικτυακά, το χαρτομάνι παραμένει ένα σημαντικό κεφάλαιο μέσα στο σπίτι, κάτι που χρειάζεται διαρκή διαχείριση, ξεκαθάρισμα και οργάνωση: είτε πρόκειται για ιατρικές εξετάσεις, είτε για αποδείξεις κοινοχρήστων, είτε για συνταγές μαγειρικής, δεκάδες κομμάτια (σελίδες, φυλλάδια, τεύχη) χαρτιών με πληροφορίες κυκλοφορούν μέσα σε κάθε σπίτι. Για να είναι χρήσιμα όμως όλα αυτά τα χαρτιά πρέπει να είναι και ξεκαθαρισμένα και οργανωμένα.

Αφού ξεκαθαρίσετε το χαρτομάνι της ζωής σας, και εφαρμόσατε και όλα τα κόλπα για την μείωση των εισερχόμενων χαρτιών, ήρθε η ώρα της οργάνωσης.

Βήμα πρώτο: οργανώστε τέσσερις μεγάλες κατηγορίες

Το πρώτο βήμα για μια αποτελεσματική οργάνωση χαρτιών, είναι να χωρίσετε τα χαρτιά σας σε τέσσερις μεγάλες κατηγορίες:

• Todo: είναι χαρτιά που για να τα ξεφορτωθείτε, ή να τα μεταφέρετε σε άλλη κατηγορία, πρέπει να κάνετε κάτι: για παράδειγμα, ένας λογαριασμός που πρέπει να πληρωθεί, ή μια πρόσκληση σε έναν γάμο.
• Αρχείο – πρόσκαιρο: χαρτιά που έχουν “ημερομηνία λήξης”, πχ μια εγγύηση μιας συσκευής, ή οι αποδείξεις της χρονιάς για τον λογιστή.
• Αρχείο – μακροπρόθεσμο: χαρτιά που τα χρειάζεστε για αναφορά, πχ πιστοποιητικά γέννησης ή το εγχειρίδιο μιας συσκευής, ή αναμνηστικά χαρτιά (πχ το εισιτήριο από μια παράσταση).
• Για διάβασμα: πράγματα που θέλετε να διαβάσετε, πχ ένα περιοδικό ή ένα βιβλίο.

Αν έχετε ήδη κάνει το χαρτο-ξεκαθάρισμα της Ντικλατερούς, λογικά τα χαρτιά σας όλα είναι τώρα σε σωρούς ανά είδος και κατηγορία πχ λογαριασμοί, αναμνηστικά κλπ, οπότε θα σας είναι εύκολο να τα χωρίσετε στις τέσσερις κατηγορίες. Αν όχι, και αν δεν έχετε το χρόνο να το κάνετε τώρα, χωρίστε όλα σας τα χαρτιά στις τέσσερις αυτές κατηγορίες, πετώντας ταυτόχρονα στην ανακύκλωση ό,τι βρείτε που δεν χρειάζεστε πια.

Στη συνέχεια ορίστε ένα μόνιμο “σπίτι υποδοχής” για κάθε μια από τις τέσσερις αυτές κατηγορίες, ένα μέρος που θα αφήνετε τα χαρτιά αυτά μόλις τα φέρνετε στο σπίτι μέσα (και αφού πετάξετε αμέσως ότι είναι για ανακύκλωση, πχ τους φακέλους μέσα στους οποίους ήρθαν τα χαρτιά αυτά).

Βήμα δεύτερο: οργανώστε τα todo

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να οργανώσετε τα χαρτιά με δουλειές, δηλαδή αυτά που βάλατε στην κατηγορία todo, και ο κατάλληλος για εσάς θα εξαρτηθεί από τις συνήθειες και τις δεξιότητές σας, και από το πόσα τέτοια έχετε σε εβδομαδιαία βάση: είναι προφανώς διαφορετικός ο όγκος εάν είστε μια νεαρή μητέρα με δύο παιδιά στο δημοτικό και διαφορετικός εάν έχετε συνταξιοδοτηθεί πριν τρία χρόνια. Σε κάθε περίπτωση όμως, υπάρχουν μερικοί ευρύτεροι κανόνες που θα σας βοηθήσουν να τα βάλετε σε τάξη:

• διαλέξτε το πιο απλό για εσάς σύστημα. Όσο πιο απλό, τόσο πιο εύκολα θα το ακολουθείτε κάθε βδομάδα και τόσο πιο εύκολα θα το ξαναεφαρμόσετε όταν (αναπόφευκτα), κάτι συμβεί και χάσετε μια εβδομάδα.
• μεταφέρετε το κάθε todo από το “σπίτι υποδοχής” του στο σημείο που θα το χρησιμοποιήσετε: βάλτε τους λογαριασμούς στο γραφείο αν πληρώνετε online ή στο πορτοφόλι σας αν πληρώνετε σε κατάστημα.
• βάλτε υπενθυμίσεις σε όποιο μέσο χρησιμοποιείτε και συμβουλεύεστε καθημερινά: στο κινητό ή σε χαρτάκι στο ψυγείο ή στο ημερολόγιό σας
• μεταφέρετε το κάθε todo στο επόμενό του σπίτι αμέσως μόλις τελειώσετε: στο “σπίτι υποδοχής” πρόσκαιρου ή μακροπρόθεσμου αρχείου ή στην ανακύκλωση (αφού αφαιρέσετε το κομμάτι με τυχόν προσωπικά δεδομένα), και σβήστε την υπενθύμιση (ή πετάξτε το χαρτάκι από το ψυγείο).

Βήμα τρίτο: οργανώστε τα πρόσκαιρα και μακροπρόθεσμα αρχεία

Η οργάνωση των αρχείων, πρόσκαιρων και μακροπρόθεσμων, είναι το σημείο που τα περισσότερα σχέδια για ξεκαθάρισμα και οργάνωση χαρτιών χαλάνε ή μένουν στη μέση: εκτός και εάν είστε υπεροργανωτικοί τύποι με άπλετο χρόνο στην διάθεσή σας, ετικετογράφο και ένα γραφείο με πολύ χώρο για ομοιόμορφα ντοσιέ, η προοπτική φαντάζει βασανιστική και περίπλοκη. Δεν χρειάζεται να είναι όμως. Και πάλι το σύστημα που θα διαλέξετε εξαρτάται από τις ανάγκες και τις δεξιότητές σας, όμως, και πάλι, ισχύουν μερικές βασικές αρχές:

• το πιο απλό σύστημα είναι το πιο αποτελεσματικό: αντί να περάσετε δύο εβδομάδες να σχεδιάζετε κατηγορίες και υποκατηγορίες αρχείων, χωρίστε τα χαρτιά σας σε 4-5 βασικές κατηγορίες. Αν σε βάθος χρόνου δείτε ότι χρειάζεται, μπορείτε να σπάσετε τις κατηγορίες αυτές σε μικρότερες, αν όχι δεν υπάρχει λόγος για να βασανίζεστε εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, στις περισσότερες περιπτώσεις αρκεί να φυλάξετε όλα τα εγχειρίδια ηλεκτρικών συσκευών σε ένα σημείο, δεν υπάρχει λόγος να τα χωρίσετε σε λευκές συσκευές και ηλεκτρονικές συσκευές και να τα αποθηκεύσετε σε διαφορετικά σημεία. Όλα τα εγχειρίδια μαζί και ξεμπερδέψατε (και ανακυκλώστε τα μαζί με την συσκευή όταν την αλλάξετε / ξεφορτωθείτε).
• ομαδοποιείστε τα πάντα σε μεγάλες κατηγορίες που έχουν λογική για εσάς. Σκεφτείτε κατηγορίες όπως “λογαριασμοί”, “ιατρικά”, “σχέσεις με το δημόσιο” κλπ.
• οργανώστε τα χαρτιά κάθε κατηγορίας χρονολογικά εάν αυτό έχει λογική (πχ για λογαριασμούς, συμβόλαια, ιατρικά), με το πιο πρόσφατο πάνω πάνω.
• χρησιμοποιείστε υλικά οργάνωσης και αρχειοθέτησης που ήδη έχετε, και αποφύγετε να αγοράσετε νέα: παρότι είναι ίσως το πιο διασκεδαστικό κομμάτι της οργάνωσης χαρτιών, εκτός και εάν έχετε τελειοποιήσει το τελικό και δοκιμασμένο σας σύστημα οργάνωσης αρχείων με το οποίο θα πορευτείτε στο διηνεκές, τα καινούργια κουτιά και ντοσιέ θα σας μπερδέψουν περισσότερο απ’ ότι θα σας βοηθήσουν. Εξετάστε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε υλικά αρχειοθέτησης αφού περάσουν τουλάχιστον 6-18 μήνες απ’ όταν οργανώσατε τα χαρτιά σας και είστε ικανοποιημένη από το σύστημά σας.
• αν χρησιμοποιήσετε κουτιά αρχειοθέτησης (ή παπουτσιών για αρχειοθέτηση), βάλτε πάνω πάνω (ή απ έξω) ένα χαρτί με αναλυτικά τα περιεχόμενα του κουτιού

Βήμα τέταρτο: λειτουργήστε το σύστημά σας!

Αφού λοιπόν τακτοποιήσατε τα χαρτιά σας, ορίστε μια μέρα την εβδομάδα για να ελέγχετε τα τέσσερα αυτά “σπίτια” και να μεταφέρετε τα χαρτιά στην τελική τους θέση: τσεκάρετε το “σπίτι υποδοχής” todo και μεταφέρετε κάθε χαρτί στο σωστό σημείο πχ στο πορτοφόλι σας ή στο γραφείο για πληρωμή. Τσεκάρετε τα “σπίτια υποδοχής” για το πρόσκαιρο και το μακροπρόθεσμο αρχείο σας και μεταφέρετε τα χαρτιά στο τελικό τους σπίτι. Τέλος, μια φορά το μήνα, τσεκάρετε το “σπίτι υποδοχής” των πραγμάτων για διάβασμα και ξεφορτωθείτε περιοδικά και εφημερίδες που δεν διαβάσατε, και το πρόσκαιρο αρχείο για πράγματα που πια δεν χρειάζεστε (πχ εγγυήσεις που έληξαν). Εκτός και εάν έχετε αρχεία εφάμιλλα του ΤΕΒΕ Καλλιθέας – Νέας Σμύρνης, μετά από λίγες εβδομάδες, η διαδικασία αυτή θα σας παίρνει λίγα λεπτά κάθε φορά, οπότε βάλτε μια υπενθύμιση για ένα δεκαπεντάλεπτο την εβδομάδα και θα έχετε πάντα το χαρτομάνι υπό έλεγχο!

Καλά ξεκαθαρίσματα!
Η Ντικλατερού 🙂

---

main image by Anete Lusina via Pexels